Claves para elegir el Software ideal para la Gestion Documental

En la actualidad si hablamos de gestion documental podemos encontrar una gran variedad de opciones que ofrecen soluciones a problemas generales o especificos y cada uno de ellos intenta ser el numero uno mediante la cobertura de necesidades empresariales. Suenan nombres como Athento, Oodrive, Dropbox, Google Drive, SharePoint, Documentum, Nuxeo, Alfresco que se diferencian por su modelo de negocio, por la estrategia empresarial que siguen o las prestaciones que aportan. Podemos encontrar soluciones especializadas en almacenamiento online, o bien modelos que resultan un complemento que añade funcionalidades a otros programas, e incluso ECM tradicionales (libres y propietarios) y hasta propuestas tan específicas que en ciertos momentos serían sumamente útiles. No obstante, R2 Docuo realiza un aporte original respecto a todos los anteriores porque se trata de una solución de gestión documental con la cual no tendremos que acudir a otras soluciones complementarias para poder disfrutar de toda la funcionalidad necesaria.

 

Con R2 Docuo los procesos empresariales asociados a la documentación generada por la actividad de la empresa podrán ser gestionados íntegramente en el sistema. Junto a las funcionalidades propias de un gestor documental clásico (medios de almacenamiento, seguridad, capacidades de recuperación e indexación de la información), sobresale la posibilidad de gestionar flujos de trabajo empresariales (workflow management), así como definirlos para cada tipo documental concreto y disponer, asimismo, de los metadatos asociados a dichos flujos de trabajo. En la práctica consistirá en una base de datos con toda la  información necesaria de nuestro proceso, un visor con el podrás conocer en cada momento el estado exacto de cada tarea y que enviará correos electrónicos automáticamente, un control detallado de trazabilidad, un navegador en el que poder localizar la información según su estado, una interfaz personalizable que permite exportar la información a herramientas de ofimática, un potente buscador para localizar de forma cómoda y sencilla la información, toda la potencia de un gestor documental e incluso la posibilidad de diseñar tus propias consultas sobre la base de datos. Es decir, pura tecnología punta al servicio de la gestión documental.

Utilizar R2 Docuo en la empresa es sinónimo de usabilidad, ya que se trata de un software que se distribuye como un servicio soportado en la nube y esto supone ya dos ventajas de partida: una rápida y sencilla implantación que no requiere especializados conocimientos técnicos y además el coste económico de la implantación es mínimo, reduciéndose a una tarifa mensual adaptable al tamaño y necesidades de la empresa (sin inversiones iniciales). Una de las aportaciones más interesantes de R2 Docuo es que está especialmente pensada para facilitar el trabajo en equipo. Los usuarios pueden compartir información sobre los documentos que los relacionan y sobre los procesos empresariales en los que están implicados. Se puede saber quién está trabajando en cada documento mediante la asociación de notas, tareas o recordatorios.

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  Fuente: Industria Grafica Online