En la actualidad si hablamos de gestion documental podemos encontrar una gran variedad de opciones que ofrecen soluciones a problemas generales o especificos y cada uno de ellos intenta ser el numero uno mediante la cobertura de necesidades empresariales. Suenan nombres como Athento, Oodrive, Dropbox, Google Drive, SharePoint,
Documentum, Nuxeo, Alfresco que se diferencian por su modelo de
negocio, por la estrategia empresarial que siguen o las prestaciones que
aportan. Podemos encontrar soluciones especializadas en almacenamiento
online, o bien modelos que resultan un complemento que añade
funcionalidades a otros programas, e incluso ECM tradicionales (libres y
propietarios) y hasta propuestas tan específicas que en ciertos
momentos serían sumamente útiles. No obstante,
R2 Docuo realiza un
aporte original respecto a todos los anteriores porque se trata de una
solución de gestión documental con la cual no tendremos que acudir a
otras soluciones complementarias para poder disfrutar de toda la
funcionalidad necesaria.
Con
R2 Docuo los procesos empresariales asociados a la documentación
generada por la actividad de la empresa podrán ser gestionados
íntegramente en el sistema. Junto a las funcionalidades propias de un
gestor documental clásico (medios de almacenamiento, seguridad,
capacidades de recuperación e indexación de la información), sobresale
la posibilidad de gestionar flujos de trabajo empresariales (workflow
management), así como definirlos para cada tipo documental concreto y
disponer, asimismo, de los metadatos asociados a dichos flujos de
trabajo. En la práctica consistirá en una base de datos con toda la
información necesaria de nuestro proceso, un visor con el podrás conocer
en cada momento el estado exacto de cada tarea y que enviará correos
electrónicos automáticamente, un control detallado de trazabilidad, un
navegador en el que poder localizar la información según su estado, una
interfaz personalizable que permite exportar la información a
herramientas de ofimática, un potente buscador para localizar de forma
cómoda y sencilla la información, toda la potencia de un gestor
documental e incluso la posibilidad de diseñar tus propias consultas
sobre la base de datos. Es decir, pura tecnología punta al servicio de
la gestión documental.
Utilizar
R2 Docuo en la empresa es sinónimo
de usabilidad, ya que se trata de un software que se distribuye como un
servicio soportado en la nube y esto supone ya dos ventajas de partida:
una rápida y sencilla implantación que no requiere especializados
conocimientos técnicos y además el coste económico de la implantación es
mínimo, reduciéndose a una tarifa mensual adaptable al tamaño y
necesidades de la empresa (sin inversiones iniciales). Una de las
aportaciones más interesantes de
R2 Docuo es que está especialmente
pensada para facilitar el trabajo en equipo. Los usuarios pueden
compartir información sobre los documentos que los relacionan y sobre
los procesos empresariales en los que están implicados. Se puede saber
quién está trabajando en cada documento mediante la asociación de notas,
tareas o recordatorios.
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Fuente: Industria Grafica Online
